Inventaire physique et rapprochement comptable

Profitez de l’expertise de nos équipes pour l’identification de vos actifs, la réalisation de vos inventaires physiques initiaux, et les inventaires de contrôle.

Accueil / Services / Inventaire Physique

Constituer votre base de données de référence, mettre à jour vos immobilisations comptables, optimiser votre base d’imposition, préparer un déménagement, une cession, une fusion…

Nombreuses sont les raisons de posséder un inventaire fiable et exhaustif de vos actifs immobilisés.

Qu’il s’agisse simplement de connaître ses biens informatiques dans l’optique d’optimiser la gestion de son parc (budget de migration, licences…), de justifier les actifs immobilisés vis-à-vis de l’administration fiscale, de posséder une base de calcul pour les assurances ou de préparer l’évolution future du patrimoine, un inventaire physique fiable est la garantie de maîtriser ses actifs pour atteindre ses objectifs.
 
Souvent négligé par manque de temps ou de ressources, cet inventaire peut néanmoins être générateur d’importantes économies et gains financiers.
 
C’est pourquoi, nous mettons notre expertise, nos outils et nos méthodes éprouvées et rigoureuses à votre service pour vous fournir les données d’inventaire les plus fiables pour un retour sur investissement immédiat.

Nos domaines de compétences

  • L’inventaire physique des immobilisations corporelles

  • Le rapprochement physico-comptable

  • Le conseil organisationnel, technique, comptable et financier en gestion des actifs immobilisés

Inventaire physique des immobilisations clarilog groupe

Pourquoi réaliser un inventaire ?

Les objectifs premiers

  • Qualifier précisément son parc

  • Le localiser rapidement

  • Connaître son affectation

Les bénéfices attendus : des gains de temps…

  • Fonctionnels : helpdesk, gestion des interventions, des déploiements…

  • Organisationnels : mise à disposition de l’information aux autres départements (qui sollicite moins la DSI)

  • Prévisionnels : base fiable d’aide à la décision (opérations / mouvements, budgets, contrôle de gestion…)

Penser au rapprochement financier suite à l’inventaire cela permet :

  • de valoriser ses actifs (global, par famille, départements…)

  • de suivre des contrats,

  • d’optimiser sa politique d’achat (indicateurs)

Faire appel à un prestataire ?

inventaire physique prestataire
  • DSI = flux tendus permanents (ressources)

  • Un partenaire expert garantit :

  • La compétence

  • La rapidité d’exécution

  • La bonne fin de l’opération (délai / qualité)

  • L’opposabilité aux tiers internes / externes

  • L’accompagnement pour pérenniser (conseil, transfert de compétences)

  • L’œil externe vis-à-vis de votre organisation

  • Le bénéfice du benchmark

Réussir son inventaire physique…

  • Se fixer des objectifs précis, “visualiser” le résultat et les bénéfices attendus

  • Prendre le temps qu’il faut pour organiser, planifier, tester avant de lancer son inventaire (pour minimiser le temps d’inventaire en lui-même)

  • Communiquer en interne, expliquer les bénéfices attendus, solliciter l’assistance (et au minimum la compréhension)

  • Mettre en œuvre les bonnes solutions (dimensionnement des solutions, adaptation aux besoins, rapidité, praticité)

  • Prévoir l’après inventaire avant de le débuter : procédures, outils, formation ?

inventaire physique prestataire materiel

Les points essentiels de l’inventaire

L’inventaire physique

Le périmètre peut différer légèrement suivant les entreprises et leurs objectifs, mais on peut le classer en trois grandes familles :

  • Informatique (ordinateur fixe, ordinateur portable, écran, imprimante, serveur, lecteur CB…),

  • Réseau & Télécom (Switch, routeur, borne Wifi, téléphone…),

  • Divers (Onduleur, vidéoprojecteur, photocopieur, enceinte…).

Les informations habituellement recueillies permettent une description précise du bien (marque, modèle, numéro de série, localisation,
utilisateur, service…)

L’inventaire logique

Pour le recueil d’informations supplémentaires sur les ordinateurs inventoriés, il est procédé au scan de ceux-ci avec un logiciel spécifique (lancé à partir d’une clé USB) ne prenant que quelques secondes par poste.
Ce scan est effectué sur chaque ordinateur de bureau ou portable, pour des raisons de sécurité ceux des serveurs seront laissé à l’initiative du client.
Il permet de récupérer les informations telles que : processeur, système d’exploitation, mémoire, adresse IP, adresse MAC, logiciels installés…
Important : Aucune copie de données personnelles n’est effectuée durant cette phase.

L’étiquetage

Pour effectuer un meilleur suivi futur de votre parc informatique, il est recommandé de procéder à un étiquetage physique de tous les biens.
Ce numéro code-barres est apposé sur le bien, il sert à l’identifier de façon unique tout au long de sa vie au sein du patrimoine de l’établissement (traçabilité).
Pour du matériel informatique, nous utilisons des étiquettes plastifiées indéchirables en PVC. Elles sont résistantes à la plupart des produits d’entretiens du marché.
Important : Pour faciliter le suivi dans le temps de l’inventaire, l’étiquetage devra être réalisé en suivant une charte d’étiquetage précise établie en concertation avec le client.

Le rapprochement physico-comptable

Intéresse plus particulièrement le Service Financier. Nous procédons, dés la finalisation de l’inventaire, à un rapprochement certain entre la base d’inventaire et la base comptable du client, à l’aide des numéros de série des biens.
Ainsi apparaissent les écarts d’inventaires (biens physiquement présents et non répertoriés en comptabilité et inversement). Ceux-ci sont traités manuellement avec le service financier afin de retrouver leurs origines de financement (géré par Arius).
Cela permet également d’établir une relation entre l’actif en location (leasing) et les biens physiques inventoriés.

Les autres points essentiels

Durant l’inventaire d’autres points sont tout aussi important pour certifier la réussite de la mission.

  • La préparation : Elle permet de connaître les besoins réels du client et donc d’y adapter la méthodologie. Cela permet également d’anticiper les contraintes réglementaires et techniques auxquelles l’équipe sera confrontée et de découvrir le milieu dans lequel elle évoluera.

  • La communication interne : Cette communication est importante afin de garantir l’efficacité et la rapidité des équipes. Pour être efficace, elle devra être complète et à destination de tous les personnels.

  • L’assistance du client : Afin de mener à bien la mission dans de bonnes conditions (respect du calendrier fixé, des critères de qualité), l’assistance du client est indispensable. Nomination d’une équipe projet , mise à disposition des informations nécessaire (géographique, fonctionnel…), etc.

Rapport et remise des bases
  • Le reporting : Chaque semaine, un compte rendu d’avancement est réalisé et transmis par voie électronique. Il décrit : l’état d’avancement
    global de la mission, les difficultés éventuellement rencontrées, les étapes suivantes …

  • Les bases de données finales : A la fin de l’inventaire et du rapprochement, les bases de données finales certifiées sont remises : Base
    inventaire physique, base inventaire logique (scan des postes), liste des logiciels rencontrés, base des biens rapprochés.

  • Le rapport final : A la fin des opérations un rapport final est rédigé. Celui-ci comportera entre autre la méthodologie employée, les
    problèmes rencontrés… Une étude statistique décrit le patrimoine physique inventorié, l’état du parc informatique, en global, par sites et par
    destinations, par centres de responsabilité. Le statut (actif, en stock…) du parc y sera tout particulièrement détaillé.

L’inventaire physique des immobilisations corporelles

L’inventaire physique des immobilisations corporelles est une procédure cruciale pour les entreprises cherchant à maintenir une gestion rigoureuse de leurs actifs. Ce processus implique la vérification, le comptage et l’enregistrement des biens physiques détenus par l’entreprise, tels que les équipements, les machines, les bâtiments, et autres infrastructures. L’objectif principal est d’assurer que les registres comptables reflètent fidèlement la réalité sur le terrain, permettant ainsi une meilleure gestion financière et opérationnelle.

Effectuer un inventaire physique permet de prévenir les pertes, le vol, et l’usure non enregistrée des actifs. De plus, il aide à vérifier la conformité aux normes comptables et réglementaires, en fournissant une base fiable pour l’évaluation des actifs et la préparation des états financiers.

Un inventaire régulier permet également d’identifier les actifs sous-utilisés ou obsolètes, facilitant ainsi une gestion plus efficace et stratégique des ressources de l’entreprise.

En résumé, l’inventaire physique des immobilisations corporelles est un élément fondamental de la gestion des actifs, contribuant à la transparence, à la précision comptable, et à la prise de décisions éclairées au sein des entreprises.

Immobilisations concernées

Équipements, mobiliers et outillages industriels, parcs informatiques, audiovisuels et bureautiques, éléments mobiliers, téléphonie, aménagements et agencements, etc.

Inventaire physique des immobilisations corporelles clarilog groupe

Méthodologies utilisées :

  • Étiquetage code-barres des biens physiques

  • Constitution de base de données de photos numériques

  • Contrôle d’inventaire

  • Comptage de biens

  • Contrôles d’existence physique des immobilisations enregistrées en base de données comptables

  • Circularisation (inventaires déclaratifs menés à distance)

Le rapprochement physico-comptable

Afin de garantir que la gestion comptable des immobilisations est le reflet réel des actifs possédés, le rapprochement des bases de données de biens inventoriés avec les lignes d’immobilisations enregistrées dans le fichier comptable est une étape essentielle pour l’apurement des immobilisations.
 
Pour cette tâche aussi fastidieuse que potentiellement génératrice de gains financiers importants, nous mettons à votre disposition notre expertise via une méthodologie validée par des experts-comptables et commissaires aux comptes.

Méthodologies utilisées :

  • Approche par centres de coûts

  • Éclatements / regroupements de lignes comptables

  • Homogénéisation, qualification et enrichissements de libellés comptables

  • Création et révision de nomenclatures

  • Rapprochements automatiques par utilisation de programmes informatiques dédiés

  • Traitements des écarts par consultation de pièces comptables

  • Réintégration et valorisation d’actifs (méthodes des comparaisons ou du coût de remplacement)

Rapprochement des bases de donnees clarilog groupe

LIVRE BLANC

« L’importance d’un inventaire physique en 10 étapes »

Inventaire physique des biens et rapprochement physico-comptable.

Le conseil organisationnel, technique, comptable et financier en gestion des actifs immobilisés est essentiel pour optimiser l’utilisation et la rentabilité des actifs d’une entreprise.

En adoptant des stratégies efficaces et des pratiques exemplaires, les entreprises peuvent non seulement garantir la conformité aux normes comptables et réglementaires, mais aussi maximiser la valeur et la performance de leurs actifs. Cette approche permet de prendre des décisions éclairées, renforçant ainsi la stabilité et la rentabilité à long terme.

Diagnostic Procédures / Organisation / Equipements, création et mise en place de procédures de gestion des actifs, plans de contrôles d’inventaire périodiques, rédaction de cahier des charges techniques (équipements de marquage physique des biens, logiciels de suivi physique des actifs), mise en relation de compétences externes spécialisées complémentaires (fiscalité, expertise comptable, informatique, évaluation).

Conseil organisationnel technique financier

Méthodologies utilisées :

  • Interviews menées en interne

  • Constitution et animation de groupes internes de réflexion et de propositions

  • Sessions de sensibilisation et/ou de formation du personnel en charge d’une partie de la chaîne de gestion des immobilisations (comptabilité, services généraux, qualité, contrôle de gestion, moyens informatiques).

Un parc informatique correctement géré impacte positivement sur tous les services de l’entreprise :

  • Une parfaite connaissance de la localisation géographique et utilisateur,

  • Une parfaite connaissance de la localisation géographique et utilisateur,

  • La mise en place d’un inventaire permanent automatisé,

  • Une meilleure gestion des contrats et des garanties.

Il permet au Service Achats :

  • La gestion des achats en harmonie avec le contenu du parc informatique,

  • Le suivi des commandes de consommables, composants et équipements.

inventory by clarilog 2024

Découvrez notre utilitaire développé pour nos experts inventoristes, Inventory by ClariLog est un logiciel simple et rapide à installer et à utiliser pour réaliser un premier inventaire physique des ressources informatiques ou autres immobilisations, et pour réaliser des inventaires de contrôle.

Quelques références d’inventaire

Vous souhaitez plus d’informations sur notre solution d’inventaire physique ?

Remplissez le formulaire pour recevoir des informations personnalisées sur notre solution d’inventaire physique et découvrez comment nous pouvons répondre à vos besoins spécifiques.

    * Champs obligatoires

    Pourquoi réaliser un inventaire physique ?

    Réaliser un inventaire physique permet à une entreprise de connaître avec précision l’état réel de ses stocks, ce qui présente de nombreux avantages stratégiques et opérationnels. Cela garantit d’abord la fiabilité des informations financières, puisque des données de stock exactes sont indispensables pour produire des états financiers et des rapports de fin d’année justes. Une comptabilité précise est cruciale pour les audits financiers et les prises de décisions en matière d’investissement.

    L’inventaire physique permet également d’optimiser les coûts. En identifiant les excédents, les manques ou les articles obsolètes, l’entreprise peut mieux contrôler les coûts liés au stockage et éviter les pertes financières dues à des invendus ou à la détérioration de produits non utilisés. Par ailleurs, un inventaire précis améliore la gestion des approvisionnements. Grâce à une vision claire des stocks, les responsables peuvent planifier plus efficacement les commandes, prévenir les ruptures de stock et limiter les sur-stocks. Cette optimisation renforce aussi les relations avec les fournisseurs et garantit une disponibilité constante des produits pour les clients.

    En outre, l’inventaire physique aide à prévenir les pertes en permettant la détection d’erreurs de gestion, de vols ou d’écarts qui pourraient passer inaperçus autrement. Cela renforce la sécurité des stocks et favorise la transparence des processus internes. Finalement, une gestion optimisée des stocks contribue à l’amélioration de la satisfaction client en garantissant la disponibilité des produits en quantité suffisante, ce qui permet de répondre rapidement aux besoins et renforce ainsi la fidélité des clients.

    En somme, réaliser un inventaire physique est essentiel pour assurer la santé financière et la compétitivité de l’entreprise. Il permet de garantir la fiabilité de la gestion des stocks tout en rendant les opérations plus efficaces et mieux adaptées aux besoins des clients.

    L’importance d’un rapprochement physico-comptable ?

    Le rapprochement physico-comptable est une étape essentielle pour assurer une gestion efficace des stocks dans une entreprise, car il vise à aligner les données théoriques des stocks avec la réalité physique. En comparant les quantités de produits enregistrées dans le système comptable avec celles présentes dans l’entrepôt, l’entreprise peut détecter et corriger d’éventuels écarts, garantissant ainsi l’exactitude des données de stock et limitant les erreurs. Cette précision est cruciale pour optimiser la gestion des approvisionnements et mieux contrôler les coûts liés aux achats, à l’entreposage et aux pertes.

    En procédant régulièrement au rapprochement physico-comptable, l’entreprise peut également réduire les risques de pertes et de vols en repérant plus facilement les anomalies. Cela permet de détecter des erreurs de saisie, des vols ou même des produits endommagés, ce qui est fondamental pour maintenir la rentabilité et minimiser les coûts liés aux pertes. Ce processus facilite en outre la conformité aux exigences comptables et fiscales, en offrant une transparence accrue et en simplifiant les audits financiers.

    Enfin, une gestion précise des stocks contribue directement à la satisfaction des clients, car elle permet d’éviter les ruptures de stock et de garantir la disponibilité des produits. En ayant une visibilité claire sur ses stocks, l’entreprise peut mieux répondre aux demandes, améliorer l’expérience client et renforcer la fidélité. Le rapprochement physico-comptable s’avère donc indispensable pour assurer la santé financière d’une entreprise, améliorer la prise de décision et garantir une gestion des stocks transparente et performante.

    Inventaire Initial : L’intégration de notre Logiciel Inventaire Physique

    La saisie des informations est effectuée, selon le type d’inventaire mis en oeuvre :
    Pour un inventaire initial, nous utilisons un logiciel spécifiquement développé pour les inventaires de biens avec création d’une première base de données, permettant à la fois la saisie rapide et fiable de toutes les informations à relever (rapidité et contrôle des saisies) et la création simple de type de biens spécifiques (adaptable et ouvert à tout type d’inventaire).

    Les bases créées peuvent être aisément intégrées au logiciel de suivi d’inventaire, dans le cas d’une gestion d’inventaire sur lecteur PDA codes-barres ou à tout autre logiciel de suivi d’inventaire (export Excel mise en forme selon vos besoins spécifiques).

    Les équipements utilisés :
    Lorsqu’il s’agit d’un inventaire initial, nous utilisons des PC portables ultralégers (-2kg)
    Ils sont munis de douchettes de lecture des codes-barres type numéro de série : leur clavier facilite la saisie des champs d’informations et les catalogues de biens sont créés au fil de l’inventaire des biens.

    Logiciel inventaire physique pour l’Inventaire de contrôle

    Pour un inventaire de contrôle, base de données d’inventaire existante et intégrable (ex. format Excel).

    Les équipements utilisés :
    Lorsqu’il s’agit d’un inventaire de contrôle, nous utilisons des PDA avec lecteur laser de code-barres intégrés. Le logiciel inventaire physique Partemis permet dans ce cas de reprendre tout fichier d’inventaire précédemment réalisé (Microsoft Excel ou Microsoft Access), et de procéder au flashage des codes-barres apposés sur les biens pour en contrôler la fiche correspondante : données physiques, données géographiques, données fonctionnelles.

    Autres équipements du technicien :
    Chaque technicien d’inventaire possède un appareil photo numérique ou un smartphone pour photographier toute situation qui lui semblerait anormale ou pour référencer sur fiche tout bien non étiquetables.

    logo