Inventaire physique · Partemis

Inventaire physique et rapprochement comptable

Profitez de l’expertise de nos équipes pour l’identification de vos actifs, la réalisation de vos inventaires physiques initiaux, et les inventaires de contrôle.

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Inventaire physique des immobilisations et rapprochement comptable - ClariLog Groupe
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Inventaire physique

Qu’est-ce qu’un logiciel d’inventaire physique ?

Un logiciel d’inventaire physique est une solution numérique qui permet de recenser, identifier et suivre les biens matériels d’une organisation. Il centralise les données issues des relevés sur le terrain, facilite le rapprochement avec les registres comptables et garantit une vision fiable, actualisée et traçable du parc d’actifs.

Constituer votre base de référence, mettre à jour vos immobilisations, préparer un déménagement, une cession, une fusion…

Nombreuses sont les raisons de posséder un inventaire fiable et exhaustif de vos actifs immobilisés.

Qu’il s’agisse simplement de connaître ses biens informatiques dans l’optique d’optimiser la gestion de son parc (budget de migration, licences…), de justifier les actifs immobilisés vis-à-vis de l’administration fiscale, de posséder une base de calcul pour les assurances ou de préparer l’évolution future du patrimoine, un inventaire physique fiable est la garantie de maîtriser ses actifs pour atteindre ses objectifs.

Souvent négligé par manque de temps ou de ressources, cet inventaire peut néanmoins être générateur d’importantes économies et de gains financiers.

C’est pourquoi nous mettons notre expertise, nos outils et nos méthodes éprouvées et rigoureuses à votre service pour vous fournir les données d’inventaire les plus fiables, pour un retour sur investissement immédiat.

Inventaire physique des immobilisations par ClariLog Groupe

Nos domaines de compétences

  • L’inventaire physique des immobilisations corporelles
  • Le rapprochement physico-comptable
  • Le conseil organisationnel, technique, comptable et financier en gestion des actifs immobilisés

Atouts techniques

  • Scan réseau avec ou sans déploiement d’agent
  • Multiples technologies de découverte : WMI pour Windows, SSH pour Linux, Unix, macOS, SNMP pour les équipements réseau
  • Connecteurs natifs : Microsoft Active Directory, OpenLDAP, Microsoft Entra ID (Azure AD)

Pourquoi réaliser un inventaire ?

Un inventaire fiable sert à la fois la DSI, les services généraux et la direction financière : il qualifie le parc, le localise et prépare les décisions à venir.

Les objectifs premiers

  • Qualifier précisément son parc
  • Le localiser rapidement
  • Connaître son affectation

Les bénéfices attendus : des gains de temps…

  • Fonctionnels : help desk, gestion des interventions, des déploiements…
  • Organisationnels : mise à disposition de l’information aux autres départements (qui sollicitent moins la DSI)
  • Prévisionnels : base fiable d’aide à la décision (opérations / mouvements, budgets, contrôle de gestion…)

Bon à savoir

Pensez au rapprochement financier

Mené à la suite de l’inventaire, il permet :

  • de valoriser ses actifs (global, par famille, par département…)
  • de suivre les contrats
  • d’optimiser sa politique d’achat (indicateurs)
Inventaire physique réalisé par un prestataire expert

Faire appel à un prestataire ?

Les DSI fonctionnent en flux tendus permanents

Vos équipes sont mobilisées au quotidien. Un partenaire expert garantit :

  • La compétence
  • La rapidité d’exécution
  • La bonne fin de l’opération (délai / qualité)
  • L’opposabilité aux tiers internes / externes
  • L’accompagnement pour pérenniser (conseil, transfert de compétences)
  • L’œil externe vis-à-vis de votre organisation
  • Le bénéfice du benchmark

Réussir son inventaire physique

Nos 5 conseils

  • Se fixer des objectifs précis, « visualiser » le résultat et les bénéfices attendus
  • Prendre le temps qu’il faut pour organiser, planifier, tester avant de lancer son inventaire (pour minimiser le temps d’inventaire en lui-même)
  • Communiquer en interne, expliquer les bénéfices attendus, solliciter l’assistance (et au minimum la compréhension)
  • Mettre en œuvre les bonnes solutions (dimensionnement, adaptation aux besoins, rapidité, praticité)
  • Prévoir l’après-inventaire avant de le débuter : procédures, outils, formation
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Matériel d’inventaire physique : imprimante d’étiquettes code-barres

Les points essentiels de l’inventaire

Le périmètre peut différer légèrement suivant les entreprises et leurs objectifs, mais on peut le classer en trois grandes familles :

  • Informatique (ordinateur fixe, ordinateur portable, écran, imprimante, serveur, lecteur CB…),
  • Réseau & Télécom (Switch, routeur, borne Wifi, téléphone…),
  • Divers (Onduleur, vidéoprojecteur, photocopieur, enceinte…).

Les informations habituellement recueillies permettent une description précise du bien (marque, modèle, numéro de série, localisation, utilisateur, service…)

Pour le recueil d’informations supplémentaires sur les ordinateurs inventoriés, il est procédé au scan de ceux-ci avec un logiciel spécifique (lancé à partir d’une clé USB) ne prenant que quelques secondes par poste.
Ce scan est effectué sur chaque ordinateur de bureau ou portable, pour des raisons de sécurité ceux des serveurs seront laissé à l’initiative du client.
Il permet de récupérer les informations telles que : processeur, système d’exploitation, mémoire, adresse IP, adresse MAC, logiciels installés…
Important : Aucune copie de données personnelles n’est effectuée durant cette phase.

Pour effectuer un meilleur suivi futur de votre parc informatique, il est recommandé de procéder à un étiquetage physique de tous les biens.
Ce numéro code-barres est apposé sur le bien, il sert à l’identifier de façon unique tout au long de sa vie au sein du patrimoine de l’établissement (traçabilité).
Pour du matériel informatique, nous utilisons des étiquettes plastifiées indéchirables en PVC. Elles sont résistantes à la plupart des produits d’entretiens du marché.
Important : Pour faciliter le suivi dans le temps de l’inventaire, l’étiquetage devra être réalisé en suivant une charte d’étiquetage précise établie en concertation avec le client.

Intéresse plus particulièrement le Service Financier. Nous procédons, dés la finalisation de l’inventaire, à un rapprochement certain entre la base d’inventaire et la base comptable du client, à l’aide des numéros de série des biens.
Ainsi apparaissent les écarts d’inventaires (biens physiquement présents et non répertoriés en comptabilité et inversement). Ceux-ci sont traités manuellement avec le service financier afin de retrouver leurs origines de financement (géré par Arius).
Cela permet également d’établir une relation entre l’actif en location (leasing) et les biens physiques inventoriés.

Durant l’inventaire d’autres points sont tout aussi important pour certifier la réussite de la mission.

  • La préparation : Elle permet de connaître les besoins réels du client et donc d’y adapter la méthodologie. Cela permet également d’anticiper les contraintes réglementaires et techniques auxquelles l’équipe sera confrontée et de découvrir le milieu dans lequel elle évoluera.
  • La communication interne : Cette communication est importante afin de garantir l’efficacité et la rapidité des équipes. Pour être efficace, elle devra être complète et à destination de tous les personnels.
  • L’assistance du client : Afin de mener à bien la mission dans de bonnes conditions (respect du calendrier fixé, des critères de qualité), l’assistance du client est indispensable. Nomination d’une équipe projet , mise à disposition des informations nécessaire (géographique, fonctionnel…), etc.

  • Le reporting : Chaque semaine, un compte rendu d’avancement est réalisé et transmis par voie électronique. Il décrit : l’état d’avancement
    global de la mission, les difficultés éventuellement rencontrées, les étapes suivantes …
  • Les bases de données finales : A la fin de l’inventaire et du rapprochement, les bases de données finales certifiées sont remises : Base
    inventaire physique, base inventaire logique (scan des postes), liste des logiciels rencontrés, base des biens rapprochés.

  • Le rapport final :     A la fin des opérations un rapport final est rédigé. Celui-ci comportera entre autre la méthodologie employée, les
    problèmes rencontrés… Une étude statistique décrit le patrimoine physique inventorié, l’état du parc informatique, en global, par sites et par
    destinations, par centres de responsabilité. Le statut (actif, en stock…) du parc y sera tout particulièrement détaillé.
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Nos domaines de compétences

L’inventaire physique des immobilisations corporelles

L’inventaire physique des immobilisations corporelles est une procédure cruciale pour les entreprises cherchant à maintenir une gestion rigoureuse de leurs actifs. Ce processus implique la vérification, le comptage et l’enregistrement des biens physiques détenus par l’entreprise, tels que les équipements, les machines, les bâtiments et autres infrastructures. L’objectif principal est d’assurer que les registres comptables reflètent fidèlement la réalité sur le terrain.

Effectuer un inventaire physique permet de prévenir les pertes, le vol et l’usure non enregistrée des actifs. Il aide aussi à vérifier la conformité aux normes comptables et réglementaires, en fournissant une base fiable pour l’évaluation des actifs et la préparation des états financiers. Un inventaire régulier permet enfin d’identifier les actifs sous-utilisés ou obsolètes, pour une gestion plus efficace et stratégique des ressources.

Inventaire physique des immobilisations corporelles : étiquetage et comptage des biens

Immobilisations concernées

Équipements, mobiliers et outillages industriels, parcs informatiques, audiovisuels et bureautiques, éléments mobiliers, téléphonie, aménagements et agencements, etc.

Méthodologies utilisées

  • Étiquetage code-barres des biens physiques
  • Constitution de bases de données de photos numériques
  • Contrôle d’inventaire
  • Comptage de biens
  • Contrôles d’existence physique des immobilisations enregistrées en base de données comptables
  • Circularisation (inventaires déclaratifs menés à distance)

Le rapprochement physico-comptable

Une méthodologie validée par des experts-comptables

Afin de garantir que la gestion comptable des immobilisations est le reflet réel des actifs possédés, le rapprochement des bases de données de biens inventoriés avec les lignes d’immobilisations enregistrées dans le fichier comptable est une étape essentielle pour l’apurement des immobilisations.

Pour cette tâche aussi fastidieuse que potentiellement génératrice de gains financiers importants, nous mettons à votre disposition notre expertise via une méthodologie validée par des experts-comptables et des commissaires aux comptes.

Méthodologies utilisées

  • Approche par centres de coûts
  • Éclatements / regroupements de lignes comptables
  • Homogénéisation, qualification et enrichissement des libellés comptables
  • Création et révision de nomenclatures
  • Rapprochements automatiques par programmes informatiques dédiés
  • Traitement des écarts par consultation des pièces comptables
  • Réintégration et valorisation d’actifs (méthode des comparaisons ou du coût de remplacement)
Rapprochement physico-comptable des bases de données d’immobilisations

Livre blanc

« L’importance d’un inventaire physique en 10 étapes »

Inventaire physique des biens et rapprochement physico-comptable : nos conseils d’experts, étape par étape.

Télécharger notre livre blanc
Livre blanc ClariLog Groupe : l’importance d’un inventaire physique en 10 étapes

Le conseil organisationnel, technique, comptable et financier en gestion des actifs immobilisés

Ce conseil est essentiel pour optimiser l’utilisation et la rentabilité des actifs d’une entreprise. En adoptant des stratégies efficaces et des pratiques exemplaires, les entreprises peuvent non seulement garantir la conformité aux normes comptables et réglementaires, mais aussi maximiser la valeur et la performance de leurs actifs.

Conseil organisationnel, technique et financier en gestion des actifs immobilisés

Nos interventions

Diagnostic procédures / organisation / équipements, création et mise en place de procédures de gestion des actifs, plans de contrôles d’inventaire périodiques, rédaction de cahiers des charges techniques (équipements de marquage physique des biens, logiciels de suivi physique des actifs), mise en relation avec des compétences externes spécialisées complémentaires (fiscalité, expertise comptable, informatique, évaluation).

Méthodologies utilisées

  • Interviews menées en interne
  • Constitution et animation de groupes internes de réflexion et de propositions
  • Sessions de sensibilisation et/ou de formation du personnel en charge d’une partie de la chaîne de gestion des immobilisations (comptabilité, services généraux, qualité, contrôle de gestion, moyens informatiques)

Un parc informatique bien géré profite à tous les services de l’entreprise

Pour l’ensemble des services

  • Une parfaite connaissance de la localisation géographique et des utilisateurs
  • La mise en place d’un inventaire permanent automatisé
  • Une meilleure gestion des contrats et des garanties

Pour le service Achats

  • La gestion des achats en harmonie avec le contenu du parc informatique
  • Le suivi des commandes de consommables, composants et équipements
Inventory by ClariLog

Découvrez notre utilitaire développé pour nos experts inventoristes : Inventory by ClariLog est un logiciel simple et rapide à installer et à utiliser pour réaliser un premier inventaire physique des ressources informatiques ou autres immobilisations, puis des inventaires de contrôle.

En savoir plus

FAQ

Inventaire physique

L’inventaire physique consiste à vérifier sur le terrain l’ensemble des équipements informatiques afin de valider leur présence, leur état et leur affectation.

Il permet de fiabiliser les données, de détecter les écarts entre l’inventaire théorique et réel, et d’assurer une meilleure gestion des actifs IT.

L’inventaire automatique collecte les données via des outils logiciels, tandis que l’inventaire physique repose sur une vérification réelle des équipements sur site.

L’inventaire physique permet d’améliorer la gestion comptable, de réduire les pertes d’équipements et d’optimiser le suivi du cycle de vie des actifs.

La fréquence dépend de la taille du parc, mais il est recommandé de réaliser un inventaire initial puis des contrôles réguliers (annuels ou semestriels).

Il n’est pas toujours obligatoire, mais il est fortement recommandé pour assurer la conformité comptable et améliorer la gouvernance IT.

Ils nous font confiance

Quelques références d’inventaire

Établissements publics, organismes de santé, institutions culturelles ou industriels : nos inventoristes interviennent sur tous types de sites avec Inventory by ClariLog.

Logo ARS Provence-Alpes-Côte d’Azur
Logo Kellogg’s
Logo Crous Aix-Marseille-Avignon
Logo Chambre de Métiers et de l’Artisanat
Logo Banque de développement du Conseil de l’Europe (CEB)
Logo Réunion des musées nationaux – Grand Palais

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Remplissez le formulaire pour recevoir des informations personnalisées sur notre solution d’inventaire physique et découvrez comment nous pouvons répondre à vos besoins spécifiques.

    M.Mme
    * Champs obligatoires

    Réaliser un inventaire physique permet à une entreprise de connaître avec précision l’état réel de ses stocks, ce qui présente de nombreux avantages stratégiques et opérationnels. Cela garantit d’abord la fiabilité des informations financières, puisque des données de stock exactes sont indispensables pour produire des états financiers et des rapports de fin d’année justes. Une comptabilité précise est cruciale pour les audits financiers et les prises de décisions en matière d’investissement.

    L’inventaire physique permet également d’optimiser les coûts. En identifiant les excédents, les manques ou les articles obsolètes, l’entreprise peut mieux contrôler les coûts liés au stockage et éviter les pertes financières dues à des invendus ou à la détérioration de produits non utilisés. Par ailleurs, un inventaire précis améliore la gestion des approvisionnements. Grâce à une vision claire des stocks, les responsables peuvent planifier plus efficacement les commandes, prévenir les ruptures de stock et limiter les sur-stocks. Cette optimisation renforce aussi les relations avec les fournisseurs et garantit une disponibilité constante des produits pour les clients.

    En outre, l’inventaire physique aide à prévenir les pertes en permettant la détection d’erreurs de gestion, de vols ou d’écarts qui pourraient passer inaperçus autrement. Cela renforce la sécurité des stocks et favorise la transparence des processus internes. Finalement, une gestion optimisée des stocks contribue à l’amélioration de la satisfaction client en garantissant la disponibilité des produits en quantité suffisante, ce qui permet de répondre rapidement aux besoins et renforce ainsi la fidélité des clients.

    En somme, réaliser un inventaire physique est essentiel pour assurer la santé financière et la compétitivité de l’entreprise. Il permet de garantir la fiabilité de la gestion des stocks tout en rendant les opérations plus efficaces et mieux adaptées aux besoins des clients.

    Le rapprochement physico-comptable est une étape essentielle pour assurer une gestion efficace des stocks dans une entreprise, car il vise à aligner les données théoriques des stocks avec la réalité physique. En comparant les quantités de produits enregistrées dans le système comptable avec celles présentes dans l’entrepôt, l’entreprise peut détecter et corriger d’éventuels écarts, garantissant ainsi l’exactitude des données de stock et limitant les erreurs. Cette précision est cruciale pour optimiser la gestion des approvisionnements et mieux contrôler les coûts liés aux achats, à l’entreposage et aux pertes.

    En procédant régulièrement au rapprochement physico-comptable, l’entreprise peut également réduire les risques de pertes et de vols en repérant plus facilement les anomalies. Cela permet de détecter des erreurs de saisie, des vols ou même des produits endommagés, ce qui est fondamental pour maintenir la rentabilité et minimiser les coûts liés aux pertes. Ce processus facilite en outre la conformité aux exigences comptables et fiscales, en offrant une transparence accrue et en simplifiant les audits financiers.

    Enfin, une gestion précise des stocks contribue directement à la satisfaction des clients, car elle permet d’éviter les ruptures de stock et de garantir la disponibilité des produits. En ayant une visibilité claire sur ses stocks, l’entreprise peut mieux répondre aux demandes, améliorer l’expérience client et renforcer la fidélité. Le rapprochement physico-comptable s’avère donc indispensable pour assurer la santé financière d’une entreprise, améliorer la prise de décision et garantir une gestion des stocks transparente et performante.

    La saisie des informations est effectuée, selon le type d’inventaire mis en oeuvre :
    Pour un inventaire initial, nous utilisons un logiciel spécifiquement développé pour les inventaires de biens avec création d’une première base de données, permettant à la fois la saisie rapide et fiable de toutes les informations à relever (rapidité et contrôle des saisies) et la création simple de type de biens spécifiques (adaptable et ouvert à tout type d’inventaire).

    Les bases créées peuvent être aisément intégrées au logiciel de suivi d’inventaire, dans le cas d’une gestion d’inventaire sur lecteur PDA codes-barres ou à tout autre logiciel de suivi d’inventaire (export Excel mise en forme selon vos besoins spécifiques).

    Les équipements utilisés :
    Lorsqu’il s’agit d’un inventaire initial, nous utilisons des PC portables ultralégers (-2kg)
    Ils sont munis de douchettes de lecture des codes-barres type numéro de série : leur clavier facilite la saisie des champs d’informations et les catalogues de biens sont créés au fil de l’inventaire des biens.

    Pour un inventaire de contrôle, base de données d’inventaire existante et intégrable (ex. format Excel).

    Les équipements utilisés :
    Lorsqu’il s’agit d’un inventaire de contrôle, nous utilisons des PDA avec lecteur laser de code-barres intégrés. Le logiciel inventaire physique Partemis permet dans ce cas de reprendre tout fichier d’inventaire précédemment réalisé (Microsoft Excel ou Microsoft Access), et de procéder au flashage des codes-barres apposés sur les biens pour en contrôler la fiche correspondante : données physiques, données géographiques, données fonctionnelles.

    Autres équipements du technicien :
    Chaque technicien d’inventaire possède un appareil photo numérique ou un smartphone pour photographier toute situation qui lui semblerait anormale ou pour référencer sur fiche tout bien non étiquetables.