Inventaire physique et rapprochement comptable
Profitez de l’expertise de nos équipes pour l’identification de vos actifs, la réalisation de vos inventaires physiques initiaux, et les inventaires de contrôle.
Qu’est-ce qu’un logiciel d’inventaire physique ?
Un logiciel d’inventaire physique est une solution numérique qui permet de recenser, identifier et suivre les biens matériels d’une organisation. Il centralise les données issues des relevés sur le terrain, facilite le rapprochement avec les registres comptables et garantit une vision fiable, actualisée et traçable du parc d’actifs.
Constituer votre base de données de référence, mettre à jour vos immobilisations comptables, optimiser votre base d’imposition, préparer un déménagement, une cession, une fusion…
Nombreuses sont les raisons de posséder un inventaire fiable et exhaustif de vos actifs immobilisés.
Qu’il s’agisse simplement de connaître ses biens informatiques dans l’optique d’optimiser la gestion de son parc (budget de migration, licences…), de justifier les actifs immobilisés vis-à-vis de l’administration fiscale, de posséder une base de calcul pour les assurances ou de préparer l’évolution future du patrimoine, un inventaire physique fiable est la garantie de maîtriser ses actifs pour atteindre ses objectifs.
Souvent négligé par manque de temps ou de ressources, cet inventaire peut néanmoins être générateur d’importantes économies et gains financiers.
C’est pourquoi, nous mettons notre expertise, nos outils et nos méthodes éprouvées et rigoureuses à votre service pour vous fournir les données d’inventaire les plus fiables pour un retour sur investissement immédiat.
Nos domaines de compétences
- L’inventaire physique des immobilisations corporelles
- Le rapprochement physico-comptable
- Le conseil organisationnel, technique, comptable et financier en gestion des actifs immobilisés
Atouts techniques
- Scan réseau avec ou sans déploiement d’agent
- Multiples Technologies de découverte : WMI pour Windows, SSH pour Linux, Unix, MacOs, SNMP pour les équipements réseaux
- Connecteurs natifs : MS Active Directory, Open LDAP, MS Entra (Azure AD)
Pourquoi réaliser un inventaire ?
Conformité et sécurisation des usages
Visualisez en un coup d’œil l’état de vos licences logicielles. Notre solution vous permet une gestion des licences optimale, évitant les risques de non-conformité ou de surconsommation logicielle. Gardez le contrôle de votre parc logiciel grâce à une base de données toujours à jour.
Les objectifs premiers
- Qualifier précisément son parc
- Le localiser rapidement
- Connaître son affectation
Les bénéfices attendus : des gains de temps…
- Fonctionnels : helpdesk, gestion des interventions, des déploiements…
- Organisationnels : mise à disposition de l’information aux autres départements (qui sollicite moins la DSI)
- Prévisionnels : base fiable d’aide à la décision (opérations / mouvements, budgets, contrôle de gestion…)
Penser au rapprochement financier suite à l’inventaire cela permet :
- de valoriser ses actifs (global, par famille, départements…)
- de suivre des contrats,
- d’optimiser sa politique d’achat (indicateurs)
Faire appel à un prestataire ?
Suivi complet de l’achat à la mise au rebut
Tracez chaque équipement informatique et bureautique tout au long de son cycle de vie : de la commande à l’installation, jusqu’au recyclage. Identifiez qui utilise quoi, où, depuis quand, et à quel coût. ClariLog Groupe facilite le renouvellement et optimise la gestion des ressources.
- DSI = flux tendus permanents (ressources)
- Un partenaire expert garantit :
- La compétence
- La rapidité d’exécution
- La bonne fin de l’opération (délai / qualité)
- L’opposabilité aux tiers internes / externes
- L’accompagnement pour pérenniser (conseil, transfert de compétences)
- L’œil externe vis-à-vis de votre organisation
- Le bénéfice du benchmark
Réussir son inventaire physique…
- Se fixer des objectifs précis, « visualiser » le résultat et les bénéfices attendus
- Prendre le temps qu’il faut pour organiser, planifier, tester avant de lancer son inventaire (pour minimiser le temps d’inventaire en lui-même)
- Communiquer en interne, expliquer les bénéfices attendus, solliciter l’assistance (et au minimum la compréhension)
- Mettre en œuvre les bonnes solutions (dimensionnement des solutions, adaptation aux besoins, rapidité, praticité)
- Prévoir l’après inventaire avant de le débuter : procédures, outils, formation ?
Les points essentiels de l’inventaire
Le périmètre peut différer légèrement suivant les entreprises et leurs objectifs, mais on peut le classer en trois grandes familles :
- Informatique (ordinateur fixe, ordinateur portable, écran, imprimante, serveur, lecteur CB…),
- Réseau & Télécom (Switch, routeur, borne Wifi, téléphone…),
- Divers (Onduleur, vidéoprojecteur, photocopieur, enceinte…).
Les informations habituellement recueillies permettent une description précise du bien (marque, modèle, numéro de série, localisation, utilisateur, service…)
Pour le recueil d’informations supplémentaires sur les ordinateurs inventoriés, il est procédé au scan de ceux-ci avec un logiciel spécifique (lancé à partir d’une clé USB) ne prenant que quelques secondes par poste.
Ce scan est effectué sur chaque ordinateur de bureau ou portable, pour des raisons de sécurité ceux des serveurs seront laissé à l’initiative du client.
Il permet de récupérer les informations telles que : processeur, système d’exploitation, mémoire, adresse IP, adresse MAC, logiciels installés…
Important : Aucune copie de données personnelles n’est effectuée durant cette phase.
Pour effectuer un meilleur suivi futur de votre parc informatique, il est recommandé de procéder à un étiquetage physique de tous les biens.
Ce numéro code-barres est apposé sur le bien, il sert à l’identifier de façon unique tout au long de sa vie au sein du patrimoine de l’établissement (traçabilité).
Pour du matériel informatique, nous utilisons des étiquettes plastifiées indéchirables en PVC. Elles sont résistantes à la plupart des produits d’entretiens du marché.
Important : Pour faciliter le suivi dans le temps de l’inventaire, l’étiquetage devra être réalisé en suivant une charte d’étiquetage précise établie en concertation avec le client.
Intéresse plus particulièrement le Service Financier. Nous procédons, dés la finalisation de l’inventaire, à un rapprochement certain entre la base d’inventaire et la base comptable du client, à l’aide des numéros de série des biens.
Ainsi apparaissent les écarts d’inventaires (biens physiquement présents et non répertoriés en comptabilité et inversement). Ceux-ci sont traités manuellement avec le service financier afin de retrouver leurs origines de financement (géré par Arius).
Cela permet également d’établir une relation entre l’actif en location (leasing) et les biens physiques inventoriés.
Durant l’inventaire d’autres points sont tout aussi important pour certifier la réussite de la mission.
- La préparation : Elle permet de connaître les besoins réels du client et donc d’y adapter la méthodologie. Cela permet également d’anticiper les contraintes réglementaires et techniques auxquelles l’équipe sera confrontée et de découvrir le milieu dans lequel elle évoluera.
- La communication interne : Cette communication est importante afin de garantir l’efficacité et la rapidité des équipes. Pour être efficace, elle devra être complète et à destination de tous les personnels.
- L’assistance du client : Afin de mener à bien la mission dans de bonnes conditions (respect du calendrier fixé, des critères de qualité), l’assistance du client est indispensable. Nomination d’une équipe projet , mise à disposition des informations nécessaire (géographique, fonctionnel…), etc.
- Le reporting : Chaque semaine, un compte rendu d’avancement est réalisé et transmis par voie électronique. Il décrit : l’état d’avancement
global de la mission, les difficultés éventuellement rencontrées, les étapes suivantes … - Les bases de données finales : A la fin de l’inventaire et du rapprochement, les bases de données finales certifiées sont remises : Base
inventaire physique, base inventaire logique (scan des postes), liste des logiciels rencontrés, base des biens rapprochés.
Le rapport final : A la fin des opérations un rapport final est rédigé. Celui-ci comportera entre autre la méthodologie employée, les
problèmes rencontrés… Une étude statistique décrit le patrimoine physique inventorié, l’état du parc informatique, en global, par sites et par
destinations, par centres de responsabilité. Le statut (actif, en stock…) du parc y sera tout particulièrement détaillé.
L’inventaire physique des immobilisations corporelles
L’inventaire physique des immobilisations corporelles est une procédure cruciale pour les entreprises cherchant à maintenir une gestion rigoureuse de leurs actifs. Ce processus implique la vérification, le comptage et l’enregistrement des biens physiques détenus par l’entreprise, tels que les équipements, les machines, les bâtiments, et autres infrastructures. L’objectif principal est d’assurer que les registres comptables reflètent fidèlement la réalité sur le terrain, permettant ainsi une meilleure gestion financière et opérationnelle.
Effectuer un inventaire physique permet de prévenir les pertes, le vol, et l’usure non enregistrée des actifs. De plus, il aide à vérifier la conformité aux normes comptables et réglementaires, en fournissant une base fiable pour l’évaluation des actifs et la préparation des états financiers.
Un inventaire régulier permet également d’identifier les actifs sous-utilisés ou obsolètes, facilitant ainsi une gestion plus efficace et stratégique des ressources de l’entreprise.
En résumé, l’inventaire physique des immobilisations corporelles est un élément fondamental de la gestion des actifs, contribuant à la transparence, à la précision comptable, et à la prise de décisions éclairées au sein des entreprises.
Immobilisations concernées
Équipements, mobiliers et outillages industriels, parcs informatiques, audiovisuels et bureautiques, éléments mobiliers, téléphonie, aménagements et agencements, etc.
Méthodologies utilisées :
- Étiquetage code-barres des biens physiques
- Constitution de base de données de photos numériques
- Contrôle d’inventaire
- Comptage de biens
- Contrôles d’existence physique des immobilisations enregistrées en base de données comptables
- Circularisation (inventaires déclaratifs menés à distance)
Le rapprochement physico-comptable
Afin de garantir que la gestion comptable des immobilisations est le reflet réel des actifs possédés, le rapprochement des bases de données de biens inventoriés avec les lignes d’immobilisations enregistrées dans le fichier comptable est une étape essentielle pour l’apurement des immobilisations.
Pour cette tâche aussi fastidieuse que potentiellement génératrice de gains financiers importants, nous mettons à votre disposition notre expertise via une méthodologie validée par des experts-comptables et commissaires aux comptes.
Méthodologies utilisées :
- Approche par centres de coûts
- Éclatements / regroupements de lignes comptables
- Homogénéisation, qualification et enrichissements de libellés comptables
- Création et révision de nomenclatures
- Rapprochements automatiques par utilisation de programmes informatiques dédiés
- Traitements des écarts par consultation de pièces comptables
- Réintégration et valorisation d’actifs (méthodes des comparaisons ou du coût de remplacement)
LIVRE BLANC
« L’importance d’un inventaire physique en 10 étapes »
Inventaire physique des biens et rapprochement physico-comptable.
Le conseil organisationnel, technique, comptable et financier en gestion des actifs immobilisés est essentiel pour optimiser l’utilisation et la rentabilité des actifs d’une entreprise.
En adoptant des stratégies efficaces et des pratiques exemplaires, les entreprises peuvent non seulement garantir la conformité aux normes comptables et réglementaires, mais aussi maximiser la valeur et la performance de leurs actifs. Cette approche permet de prendre des décisions éclairées, renforçant ainsi la stabilité et la rentabilité à long terme.
Diagnostic Procédures / Organisation / Equipements, création et mise en place de procédures de gestion des actifs, plans de contrôles d’inventaire périodiques, rédaction de cahier des charges techniques (équipements de marquage physique des biens, logiciels de suivi physique des actifs), mise en relation de compétences externes spécialisées complémentaires (fiscalité, expertise comptable, informatique, évaluation).
Méthodologies utilisées :
- Interviews menées en interne
- Constitution et animation de groupes internes de réflexion et de propositions
- Sessions de sensibilisation et/ou de formation du personnel en charge d’une partie de la chaîne de gestion des immobilisations (comptabilité, services généraux, qualité, contrôle de gestion, moyens informatiques).
Un parc informatique correctement géré impacte positivement sur tous les services de l’entreprise :
- Une parfaite connaissance de la localisation géographique et utilisateur,
- La mise en place d’un inventaire permanent automatisé,
- Une meilleure gestion des contrats et des garanties.
Il permet au Service Achats :
- La gestion des achats en harmonie avec le contenu du parc informatique,
- Le suivi des commandes de consommables, composants et équipements.
Découvrez notre utilitaire développé pour nos experts inventoristes, Inventory by ClariLog est un logiciel simple et rapide à installer et à utiliser pour réaliser un premier inventaire physique des ressources informatiques ou autres immobilisations, et pour réaliser des inventaires de contrôle.
FAQ
Inventaire physique
L’inventaire physique consiste à vérifier sur le terrain l’ensemble des équipements informatiques afin de valider leur présence, leur état et leur affectation.
Il permet de fiabiliser les données, de détecter les écarts entre l’inventaire théorique et réel, et d’assurer une meilleure gestion des actifs IT.
L’inventaire automatique collecte les données via des outils logiciels, tandis que l’inventaire physique repose sur une vérification réelle des équipements sur site.
L’inventaire physique permet d’améliorer la gestion comptable, de réduire les pertes d’équipements et d’optimiser le suivi du cycle de vie des actifs.
La fréquence dépend de la taille du parc, mais il est recommandé de réaliser un inventaire initial puis des contrôles réguliers (annuels ou semestriels).
Il n’est pas toujours obligatoire, mais il est fortement recommandé pour assurer la conformité comptable et améliorer la gouvernance IT.
Quelques références d’inventaire
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