Inventaire physique et rapprochement comptable
Profitez de l’expertise de nos équipes pour l’identification de vos actifs, la réalisation de vos inventaires physiques initiaux, et les inventaires de contrôle.
Constituer votre base de données de référence, mettre à jour vos immobilisations comptables, optimiser votre base d’imposition, préparer un déménagement, une cession, une fusion…
Nombreuses sont les raisons de posséder un inventaire fiable et exhaustif de vos actifs immobilisés.
Qu’il s’agisse simplement de connaître ses biens informatiques dans l’optique d’optimiser la gestion de son parc (budget de migration, licences…), de justifier les actifs immobilisés vis-à-vis de l’administration fiscale, de posséder une base de calcul pour les assurances ou de préparer l’évolution future du patrimoine, un inventaire physique fiable est la garantie de maîtriser ses actifs pour atteindre ses objectifs.
Souvent négligé par manque de temps ou de ressources, cet inventaire peut néanmoins être générateur d’importantes économies et gains financiers.
C’est pourquoi, nous mettons notre expertise, nos outils et nos méthodes éprouvées et rigoureuses à votre service pour vous fournir les données d’inventaire les plus fiables pour un retour sur investissement immédiat.
Nos domaines de compétences
Pourquoi réaliser un inventaire ?
Les objectifs premiers
Les bénéfices attendus : des gains de temps…
Penser au rapprochement financier suite à l’inventaire cela permet :
Faire appel à un prestataire ?
Réussir son inventaire physique…
Les points essentiels de l’inventaire
Le périmètre peut différer légèrement suivant les entreprises et leurs objectifs, mais on peut le classer en trois grandes familles :
Les informations habituellement recueillies permettent une description précise du bien (marque, modèle, numéro de série, localisation,
utilisateur, service…)
Pour le recueil d’informations supplémentaires sur les ordinateurs inventoriés, il est procédé au scan de ceux-ci avec un logiciel spécifique (lancé à partir d’une clé USB) ne prenant que quelques secondes par poste.
Ce scan est effectué sur chaque ordinateur de bureau ou portable, pour des raisons de sécurité ceux des serveurs seront laissé à l’initiative du client.
Il permet de récupérer les informations telles que : processeur, système d’exploitation, mémoire, adresse IP, adresse MAC, logiciels installés…
Important : Aucune copie de données personnelles n’est effectuée durant cette phase.
Pour effectuer un meilleur suivi futur de votre parc informatique, il est recommandé de procéder à un étiquetage physique de tous les biens.
Ce numéro code-barres est apposé sur le bien, il sert à l’identifier de façon unique tout au long de sa vie au sein du patrimoine de l’établissement (traçabilité).
Pour du matériel informatique, nous utilisons des étiquettes plastifiées indéchirables en PVC. Elles sont résistantes à la plupart des produits d’entretiens du marché.
Important : Pour faciliter le suivi dans le temps de l’inventaire, l’étiquetage devra être réalisé en suivant une charte d’étiquetage précise établie en concertation avec le client.
Intéresse plus particulièrement le Service Financier. Nous procédons, dés la finalisation de l’inventaire, à un rapprochement certain entre la base d’inventaire et la base comptable du client, à l’aide des numéros de série des biens.
Ainsi apparaissent les écarts d’inventaires (biens physiquement présents et non répertoriés en comptabilité et inversement). Ceux-ci sont traités manuellement avec le service financier afin de retrouver leurs origines de financement (géré par Arius).
Cela permet également d’établir une relation entre l’actif en location (leasing) et les biens physiques inventoriés.
Durant l’inventaire d’autres points sont tout aussi important pour certifier la réussite de la mission.
L’inventaire physique des immobilisations corporelles
L’inventaire physique des immobilisations corporelles est une procédure cruciale pour les entreprises cherchant à maintenir une gestion rigoureuse de leurs actifs. Ce processus implique la vérification, le comptage et l’enregistrement des biens physiques détenus par l’entreprise, tels que les équipements, les machines, les bâtiments, et autres infrastructures. L’objectif principal est d’assurer que les registres comptables reflètent fidèlement la réalité sur le terrain, permettant ainsi une meilleure gestion financière et opérationnelle.
Effectuer un inventaire physique permet de prévenir les pertes, le vol, et l’usure non enregistrée des actifs. De plus, il aide à vérifier la conformité aux normes comptables et réglementaires, en fournissant une base fiable pour l’évaluation des actifs et la préparation des états financiers.
Un inventaire régulier permet également d’identifier les actifs sous-utilisés ou obsolètes, facilitant ainsi une gestion plus efficace et stratégique des ressources de l’entreprise.
En résumé, l’inventaire physique des immobilisations corporelles est un élément fondamental de la gestion des actifs, contribuant à la transparence, à la précision comptable, et à la prise de décisions éclairées au sein des entreprises.
Immobilisations concernées
Équipements, mobiliers et outillages industriels, parcs informatiques, audiovisuels et bureautiques, éléments mobiliers, téléphonie, aménagements et agencements, etc.
Méthodologies utilisées :
Le rapprochement physico-comptable
Afin de garantir que la gestion comptable des immobilisations est le reflet réel des actifs possédés, le rapprochement des bases de données de biens inventoriés avec les lignes d’immobilisations enregistrées dans le fichier comptable est une étape essentielle pour l’apurement des immobilisations.
Pour cette tâche aussi fastidieuse que potentiellement génératrice de gains financiers importants, nous mettons à votre disposition notre expertise via une méthodologie validée par des experts-comptables et commissaires aux comptes.
Méthodologies utilisées :
LIVRE BLANC
« L’importance d’un inventaire physique en 10 étapes »
Inventaire physique des biens et rapprochement physico-comptable.
Le conseil organisationnel, technique, comptable et financier en gestion des actifs immobilisés est essentiel pour optimiser l’utilisation et la rentabilité des actifs d’une entreprise.
En adoptant des stratégies efficaces et des pratiques exemplaires, les entreprises peuvent non seulement garantir la conformité aux normes comptables et réglementaires, mais aussi maximiser la valeur et la performance de leurs actifs. Cette approche permet de prendre des décisions éclairées, renforçant ainsi la stabilité et la rentabilité à long terme.
Diagnostic Procédures / Organisation / Equipements, création et mise en place de procédures de gestion des actifs, plans de contrôles d’inventaire périodiques, rédaction de cahier des charges techniques (équipements de marquage physique des biens, logiciels de suivi physique des actifs), mise en relation de compétences externes spécialisées complémentaires (fiscalité, expertise comptable, informatique, évaluation).
Méthodologies utilisées :
Un parc informatique correctement géré impacte positivement sur tous les services de l’entreprise :
Il permet au Service Achats :
Découvrez notre utilitaire développé pour nos experts inventoristes, Inventory by ClariLog est un logiciel simple et rapide à installer et à utiliser pour réaliser un premier inventaire physique des ressources informatiques ou autres immobilisations, et pour réaliser des inventaires de contrôle.
Quelques références d’inventaire
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