Rapprochement physico-comptable des immobilisations

Le rapprochement des bases

La finalité de cette phase est d’établir une relation entre l’actif immobilisé et les biens physiquement inventoriés. Elle fait apparaître les écarts d’inventaire (biens physiquement présents et non répertoriés en comptabilité ou inversement) qui devront faire l’objet d’un traitement spécifique.

L’opération de rapprochement physico-comptable consiste à trouver un ensemble de correspondances entre les données contenues dans la base comptable et la base des biens inventoriés physiquement du niveau d’analyse le plus fin au plus large.

Cette recherche se compose de plusieurs étapes :

Etape 1 : l’affectation directe

Nous procédons à un rapprochement de « premier ordre » des matériels par l’emploi de méthodes utilisant l’outil informatique.

Phase 2 : Elargissement du maillage

Après le premier passage, si un bien n’est pas rapproché de façon certaine, on recherche une correspondance par le biais d’informations des champs « type », « marque », « modèle », « description » et « libellés », des bases de données.

Les rapprochements issus de cette phase sont appelés rapprochements « arbitraires » un ensemble de correspondances permettent de rapprocher la ligne physique avec une équivalence comptable possible parmi celles disponibles. Ces rapprochements sont dits « arbitraires » car ils portent sur des biens fortement similaires, mais sans unicité d’information (de type N° de série).

La méthodologie d’inventaire

L’inventaire physique :

Mobilier, parc informatique, audiovisuel, et bureautique, matériel biomédical, outillage industriel, matériel d’enseignement, matériel scientifique et de recherche, électroménager, matériel d’entretien, téléphonie, matériel de transport, œuvre d’art, etc.

Les étapes de l’inventaire physique :